Vaka Çalışması · Perakende

Defacto İK Analitiği: dashboard'dan uyarıya, uyarıdan karar modeline

DSO'dan sonra Defacto'yla ikinci dönem: İnsan Kaynakları'nın analitik ekibine danışmanlık. Turnover, demografi, akademi ve HRBP dashboard'ları; giriş-çıkış ve prim otomasyonları; şirket içi asistana bağlı uyarı kurgusu; ve omurgada Norm Kadro modeli. Aralık 2025'ten beri sürüyor.

2. dönem
Dönem: 4
Katman: 2026 planı
Yol haritası: Norm Kadro
Omurga

Bağlam

Defacto’yla ilk dört yılımız Data Science Office’in kuruluşu ve perakende analitiğiydi. 2025 sonunda ikinci bir dönem başladı: bu kez İnsan Kaynakları’nın kendi analitik ekibiyle. İK’nın elinde bordro, giriş-çıkış, akademi, anket ve çalışan ana verisi gibi zengin kaynaklar vardı; ama bunlar dönemsel sunumlarda yaşıyor, aksiyon alınacak kırılıma inilemiyor ve “mağazamda bu ay ne oluyor” sorusuna anında cevap veremiyordu.

Yaklaşım DSO’da öğrendiğimizle aynı: önce veriyi görünür kıl, sonra uyarıya çevir, en son karar modeli kur. Her katman bir öncekine yaslanır.

Görünürlük — dashboard’lar

Turnover. İşe giriş ve çıkış hareketleri; gönüllü / gönülsüz ayrımı, kıdem dilimi, bölge, mağaza ve pozisyon kırılımı; dönem ve geçen yılla kıyas. Hangi rolde, hangi kıdemde, hangi bölgede kayıp arttı — sorunun aksiyon alınabilecek seviyeye inmesi için.

Demografi. Kadronun yapısı: yaş, cinsiyet, kıdem, eğitim, pozisyon ve lokasyon dağılımı; zaman içindeki değişim. İşe alım ve yetenek yönetimi kararlarının zemini.

Akademi ve eğitim. Eğitim saatleri, katılım, tamamlama ve program bazında dağılım; yurt dışı panolarıyla birlikte. Bu panolar kurulduğu dönemin sorularına göre tasarlanmıştı; metrik tanımları, kırılımları ve düzeni departmanın bugünkü sorularına göre yeniden yapılandırılıyor.

Merkez HRBP. Mağaza tarafında yıllardır olan görünürlüğün merkez ofise taşınması: her HRBP’nin kendi portföyündeki bölümler için çalışan sayısı, kadro yapısı, giriş-çıkış, açık pozisyon ve devamsızlığı tek ekranda görmesi. Tamamlandı.

Tüm dashboard’lar aynı kaynaklardan besleniyor; bir turnover rakamı hangi panoda görünürse görünsün aynı tanımla hesaplanıyor. Bu tanımların yazılı hale getirilmesi — kadro nasıl sayılır, aktif çalışan kimdir, turnover hangi formülle ölçülür — yol haritasındaki “global veri sözlüğü” işinin konusu.

Uyarı ve otomasyon

Dashboard bakılmayı bekler; uyarı gelir. İkinci katmanda üç iş var:

PDKS uyarı sistemi. Giriş-çıkış kayıtlarındaki eksik damga, eşleşmeyen vardiya, kural dışı fazla mesai ve izin uyumsuzluklarının otomatik tespiti ve sorumlusuna iletilmesi. Bordro hatalarının kaynağı çoğunlukla kayıt kalitesidir ve hata bordro kapandıktan sonra fark edilir; uyarı bunu öne çeker.
Çeyreklik prim otomasyonu. Performans verisine göre hesaplama, onay ve dağıtım zincirinin uçtan uca otomatikleştirilmesi; çok sayıda manuel adım ve farklı kaynaktan veri toplama gerektiren bir süreç.
Asistan entegrasyonu. Üç kademeli kurgu: analitik sistemlerin ürettiği uyarıların şirket içi asistan üzerinden doğru kişiye iletilmesi; doğal dilde soru-cevap — mağaza müdürünün “mağazamda bu ay devamsızlık ne durumda” diye yazıp cevap alması; role göre haftalık özet.

Bunların yanında yayında olan her pano, rapor ve otomasyonun bakımı planın kalıcı bir maddesi: veri kalitesi kontrolü, kaynak sistem değişikliklerinin takibi, kullanıcı taleplerinin karşılanması. Plana yazılmazsa yeni işler bunu yutar.

Karar modeli — Norm Kadro

Üçüncü katmanın omurgası Norm Kadro: her mağaza × rol için olması gereken kadroyu ölçülen iş hacmine ve aynı segmentteki verimli emsale dayanarak hesaplayan, artır / azalt / koru kararı üreten model. Faz 1 sunuldu, Faz 2 sürüyor; devamı olarak yurt dışı mağazaları için ülke bazında kalibrasyon ve yeni mağazalar için cold-start kadro tahmini yol haritasında.

Yol haritası — 2026

Danışmanlığın bir parçası da İK analitiğinin yıllık planını ekiple birlikte kurmak: her proje etki, karmaşıklık, öncelik, entegrasyon ihtiyacı ve durumla; mevcut işler ve öneriler ayrı. 2026 planında öne çıkanlar:

Alan	İş	Durum
Global İK performansı	Ticaret verisi (ciro, brüt kâr, dönüşüm, m² verimliliği, trafik) ile İK verisinin (kadro, saat, işgücü maliyeti, turnover, devamsızlık) tek ekranda	Yeni
Çalışan deneyimi	NPS ve takdir/geri bildirim platformu verilerinin panoya taşınması	Veri bekleniyor
Yurt dışı	Norm Kadro uyarlaması ve kadro–maliyet bütçe simülasyonu	Öneri
Yapay zekâ	Çıkış mülakatı ve anket metinlerinin NLP ile konu başlıklarına ayrılması; yetenek ve performans yönetimi için GenAI destekleri	Öneri
Altyapı	Global veri sözlüğü; işe alım hunisi ve işe alım kalitesi panosu	Öneri
Ekip	İK’daki yapay zekâ ekibine uygulama geliştirme eğitimi	Öneri

Her önerilen iş için “nerede kullanılacak, etkisi kârlılık mı verimlilik mi” sorusu plana yazıldı; karar ekiple birlikte veriliyor.

Sonuç

İK verisi dönemsel sunumdan sürekli izlenen panolara, panolardan sorumlusuna giden uyarılara ve kadro kararını veriyle veren bir modele doğru ilerliyor. Danışmanlık sürüyor; bu sayfa ilerledikçe güncellenecek.

Sistemin yapısı

Tüm işlerimiz