Vaka Çalışması · Perakende

Defacto Norm Kadro: her mağazanın olması gereken kadrosunu veriyle hesaplamak

Mağaza kadrosu kararını fiili bordrodan ve sübjektif taleplerden çıkarıp ölçülen iş hacmine ve aynı segmentteki verimli emsale dayandıran model. Her mağaza × rol için 2025 normu, 2026 hedefi ve artır / azalt / koru kararı üretiyor; tamamen BigQuery üzerinde, parametrik.

Mağaza × rol
Karar birimi: Frontier
Referans: Kademeli
Yaklaşım: Artır · azalt · koru
Çıktı

Problem

Bir mağazaya kaç kişi gerekir? Bu sorunun cevabı çoğu perakendecide geçmişin devamıdır: geçen yıl kaç kişi vardıysa, biraz artı eksi. Kadro talebi mağaza müdüründen gelir, bütçe yukarıdan iner, ikisi ortada bir yerde buluşur. Hangi mağazanın gerçekten eksik, hangisinin fazla kadroyla çalıştığını kimse sayıyla gösteremez.

Defacto’nun istediği, kadro kararını insan kararıyla değil veriyle vermekti: her mağazanın her rol için olması gereken kadrosu, o mağazanın yaptığı işin hacmine ve aynı segmentteki en verimli emsal mağazaya bakılarak hesaplansın; çıkan sonuca göre artır / azalt / koru kararı üretilsin.

Zorluk, “aynı segment”i ve “verimli”yi doğru tanımlamakta. Yüksek cirolu bir AVM mağazasını cadde üstü küçük bir mağazayla kıyaslamak anlamsız; en az kişiyle çalışan mağazayı emsal almak ise eksik kadroyu ödüllendirmek olur.

Efor katmanı — iş hacmi kaç saat eder?

Model, mağazacılığın efor standardından başlıyor: her iş kalemi için bir birim süre. Satış ve iade, ürün kabul, ürün çıkarma, alarmlama, transfer, sayım, kasa devir, etiket değiştirme, üyelik kaydı, omnichannel işler (mağazadan sevkiyat, tıkla-al), görsel uygulama, eğitim, yönetim… Her işin yıllık saati = hacim × birim süre.

Bu saat mağazalara driver payıyla dağıtılıyor: satış işlem sayısı, irsaliye girişi, basılan etiket, kasa devri, üyelik kaydı — her iş, hacmini en iyi temsil eden driver’a bağlı. Hacme bağlı olmayan işler ya mağaza başına eşit (yönetim, günlük toplantı, görsel uygulama) ya da operasyon payıyla dağıtılıyor. Her iş rol ağırlıklarıyla Satış, Depo ve Yönetim’e kırılıyor; karma işlerde (ürün çıkarma, sayım, transfer) ağırlıklar mağazacılıkla birlikte belirlendi.

Efor katmanının kendi doğrulaması var: modelin hesapladığı efor, fiili kadroyu ne kadar yakın izliyor? Bu “kalite kapısı” model sağlıklı olmadan sonraki adıma geçilmesini engelliyor.

Segmentasyon — elmayı elmayla kıyasla

Mağazalar hiyerarşik boyutlarla kümeleniyor: ciro › hız segmenti › m² › mağaza tipi › lokasyon › kat. En dar küme altı boyutu da paylaşan mağazalardan oluşuyor. Bir kümede yeterli mağaza yoksa en zayıf boyut düşürülüp daha geniş kümede aranıyor — ciro her zaman korunuyor. Böylece her mağazanın istatistiksel olarak sağlam bir emsal grubu oluyor.

Frontier — iki kapılı referans

Her kümenin referans mağazası iki filtreden geçiyor:

Performans kapısı: bütçe / hedef tutturması segmentin bandında olmalı. Yapısal sorunlu ya da eksik kadroyla “yalın” görünen mağaza referans olamaz.
Verimlilik kapısı: bu adaylar arasında ciro başına en az FTE ile çalışan mağaza.

Referans bir kişi sayısı değil, bir verimlilik oranı: frontier’ın FTE/ciro değeri her mağazanın kendi cirosuyla çarpılıyor. Bu ölçekleme olmadan küçük cirolu mağazalara büyük mağazanın kadrosu dayatılırdı; ölçekleme yalnızca ciro farkı açıldığında devreye giriyor.

Yakınsama — modelin kalbi

Her mağazayı doğrudan frontier’a eşitlemek fazla agresif. Bunun yerine mağaza, ölçekli referansına kademeli yaklaştırılıyor: mevcut kadro ile referans arasındaki mesafenin bir kısmı kapatılıyor, tamamı değil. Sonuç, gerçekçi ve uygulanabilir bir 2025 normu — mağaza × rol bazında.

Kenar durumlar kurallı: mağazada hiç olmayan rol için norm önerilmiyor (iş merkezi karşılanıyor kabulü); oda büyüklüğündeki mağazalar frontier havuzuna girmiyor; tam yıl çalışmamış mağazalar aylık run-rate ile yıllıklandırılıp elle kontrole işaretleniyor.

2026 — çarpan

2026 için yeniden yakınsama yapılmıyor. 2025’te “ham efor” ile “yakınsanmış norm” arasındaki oran her mağaza × rol için bir verimlilik çarpanı olarak saklanıyor; 2026 iş hacmi tahmini efora çevrilip bu çarpanla çarpılıyor. Norm verimlilik seviyesini taşıyor, efor işin yıllar arası değişimini söylüyor. Sonuç şirketin 2026 saat bütçesiyle mağaza mağaza karşılaştırılıyor: bütçe referansın altındaysa “agresif / eksik kadro riski”, üstündeyse “alan var”.

Veri kararları

Modelin güvenilirliği birkaç dürüst veri kararına dayanıyor. Giriş-çıkış (PDKS) verisi 2025 için eksik kapsamlı ve destek personelini içermediği için fiili saatlerde bordro otoriter kabul edildi. Depo kadrosu sıfır görünen mağazalarda depo işinin bordroda satış olarak işlendiği tespit edilip filo oranıyla düzeltildi. 2026 driver’larından süreç ya da kapsam değişimi yaşayanlar (mağaza trafiği, adresleme, irsaliye çıkışı) modele alınmadı; yerine güvenilir driver’lar proxy olarak kullanıldı. Etiket verisi için iki kaynak karşılaştırılıp biri seçildi.

Parametrik yapı ve sürüm disiplini

Model uçtan uca BigQuery’de, adım adım SQL olarak kuruldu; tek bir config’den beslenen parametrelerle çalışıyor: aylık net saat (FTE böleni), yakınsama katsayısı, performans bandı senaryosu, frontier ölçekleme açık/kapalı, küme eşiği, segment hiyerarşisi. Her sunum sonrası gelen geliştirme talebi — bölen değişikliği, rol eşlemeleri, kalibrasyonun kaldırılması, frontier’a bütçe kapısı — parametre değişikliği olarak uygulandı ve her sürüm bir kontrol noktası olarak donduruldu. “Direkt frontier” gibi alternatif talepler ikna yerine karşılaştırmayla cevaplandı: aynı veriyle iki çıktı yan yana.

Çıktı paketi: her mağaza için segment, küme, frontier, bütçe tutturma, 2025 (gerçek / model / frontier) ve 2026 (norm / bütçe / öneri) FTE’yi içeren tek bir ana tablo, artı yönetim için birleşik, öneri ve segment detay Excel’leri; metodoloji ve veri sözlüğü dokümanları.

Durum

Faz 1 yönetime sunuldu; sunum sonrası sekiz geliştirme uygulandı ve Faz 2 sürüyor. İK analitiği yol haritasında modelin devamı olarak iki iş tanımlı: yurt dışı mağazalarına ülke bazında kalibre edilmiş uyarlama ve henüz açılmamış mağazalar için cold-start kadro tahmini. Norm “gereken”i verir; fiili kadroyla fazla/eksik analizi ayrı bir çalışmanın konusu.

Bu proje Defacto’yla İK analitiği danışmanlığının omurgası.

Modelin kurulumu

Amaç	Yön	Çatışma
Mağaza × rol için gereken kadro (FTE)	↓	Verimli emsale yaklaşırken hedefini tutturmayan mağaza referans olamaz — yalınlık, eksik kadrodan kaynaklanıyorsa sayılmaz
Referans verimliliği (FTE / ciro)	↓	Küme daraldıkça emsal azalır; yeterli emsal yoksa daha geniş segmente çıkılır

Kısıtlar

Performans kapısı — bütçe / hedef tutturması segmentin bandında olmayan mağaza frontier olamaz
Küme yeterli büyüklükte değilse hiyerarşide bir üst seviyeye çıkılır (ciro en korunaklı boyut)
Frontier bir kişi sayısı değil verimlilik oranıdır; her mağazanın kendi cirosuyla ölçeklenir
Kademeli yakınsama — mesafenin bir kısmı kapatılır, uygulanabilir hedef
Mağazada olmayan rol için norm önerilmez (iş merkezi karşılanıyor kabul edilir)
Oda mağazalar frontier havuzuna girmez, ayrı kuralla ele alınır
Tam yıl çalışmamış mağazalar run-rate ile yıllıklandırılır, elle kontrol edilir
2026 için yeniden yakınsama yapılmaz; 2025'in verimlilik seviyesi çarpanla taşınır

Tüm işlerimiz